Case History RFID in GSE per document management

GSE: RFID traccia il Document Lifecycle Management del Gestore Servizi Energetici a Roma

Settore Applicativo

RFID per il Document Management

Settore di Mercato

RFID per la Pubblica Amministrazione

Tecnologia

RFID Passiva in banda UHF

Rivenditore

Maestrale Information Technology SrL – www.maestrale.it

End User

GSE SpA – Gestore Servizi Energetici – www.gse.it

GSE – Gestore dei Servizi Energetici è un ente controllato dal Ministero dell’Economia e delle Finanze, attivo per promuovere lo sviluppo sostenibile attraverso l’erogazione di incentivi economici destinati alla produzione energetica da fonti rinnovabili, a cui si aggiungono le azioni informative per diffondere la cultura dell’uso dell’energia compatibile: ad oggi, infatti, l’impiego di tali fonti rinnovabili risulta ancora troppo costoso per consentirne la diffusione, senza opportuni meccanismi di sostegno.

La società ha sede a Roma, dove operano oltre 300 persone, che gestiscono un parco impianti fotovoltaici di oltre 130.000 installazioni.

Dalle aspettative alla soluzione

L’innovazione tecnologica nasce dall’esigenza di migliorare la gestione delle pratiche inerenti a impianti fotovoltaici, che GSE qualifica, per poi erogare gli incentivi ed effettuare attività di verifica.

Cassa contenente circa 40 fascicoli cartacei

Nel passato risultava complesso ed impegnativo poter seguire gli spostamenti, la catalogazione, l’archiviazione ed il ritrovamento delle pratiche, procedure queste di fondamentale importanza per GSE considerando anche l’obbligo di conservazione per 20 anni delle stesse.
Nasce quindi in questo contesto e dall’esigenza di migliorare e snellire i processi di movimentazione, archiviazione e facile tracciabilità delle 130.000 pratiche, la soluzione tecnologica Trace-Doc basata sull’RFID e realizzata da Maestrale Information Technology, società umbra specializzata in software di gestione aziendale, con il supporto di RFID Global sul versante dell’architettura RFID.

La gestione documentale in GSE prevede, in particolare, che i documenti inerenti i servizi energetici erogati, ossia le pratiche, siano archiviati, talvolta assieme a CD-ROM, in apposite cartellette, inserite a loro volta all’interno di contenitori di plastica o cartone; quest’ultimi vengono movimentati tra le varie sedi di GSE transitando attraverso un varco RFID che rileva simultaneamente le pratiche.

Ecco, in particolare, come opera Trace-Doc per il controllo della movimentazione delle pratiche, la loro localizzazione e, più in generale, per il supporto all’intero ciclo di vita dei fascicoli cartacei (pratiche):

dopo aver importato i dati di ciascuna pratica dal data-base del protocollo, si procede alla stampa massiva delle etichette RFID da applicare alle pratiche, assegnando così un codice di tag RFID univoco ad ogni pratica;
le pratiche sono poi inserite in scatole, ciascuna contenente circa 40 fascicoli cartacei: durante questa operazione e fino al termine del confezionamento della scatola, ogni cartella inserita è avvicinata al controller RFID RedWave per verificare la correttezza dell’inserimento e la conseguente assegnazione della pratica alla scatola in base al criterio della commissione incaricata di valutare la pratica;
transitando nei gate RFID, dette scatole vengono automaticamente e massivamente rilevate sia in uscita che in entrata dalle varie sedi romane di GSE, registrando per ogni pratica la data e l’ora del transito.

D’ora in poi è anche possibile rilevare l’esatta ubicazione delle pratiche grazie all’uso del palmare mobile RFID; in caso di successivo prelievo della pratica dal magazzino, Trace-Doc permette di registrare data, ora ed utente richiedente, modificando anche lo stato della pratica.

Benefici

Parte del gate RFID per tracciare hand-free il transito delle casse fascicoli

Trace-Doc in GSE sfrutta le peculiarità prestazionali dell’RFID, automatizzando numerosi processi precedentemente svolti a mano: identificazione hand-free e massiva delle pratiche in ingresso ed uscita dalle sedi, verifica della corretta composizione delle scatole contenenti le cartelle e loro automatica tracciabilità negli spostamenti, rapida ed efficiente ricerca delle pratiche smarrite o fuori posto all’interno del magazzino.

Dopo i test ad aprile 2010 volti a individuare l’architettura RFID ideale nel contesto applicativo di GSE, Trace-Doc è operativa a regime da giugno dello stesso anno: il secondo semestre 2010 (periodo da giugno a dicembre) ha registrato, ad esempio, quasi 33.000 pratiche caricate nella soluzione Trace-Doc, di cui 31.000 spostate per archivio nel magazzino, con una piena funzionalità del sistema RFID.

Architettura RFID

Nel backstage del sistema Trace-Doc in GSE opera la tecnologia RFID in banda UHF con i seguenti componenti:

RFID desktop Reader RedWave UHF PRU50

gate RFID per la rilevazione automatica delle pratiche, composto da controller long range LRU3500 collegato a 4 antenne UHF 270×270;
RFID mobile computer Nordic ID Merlin Cross Dipole;
stampante Toshiba RFID;
controller RFID RedWave PRU50 da tavolo;
tag UHF EPC G2, ISO 18000-6 con chip Alien-