Gestione biblioteche RFID - Case History Sistema Bibliotecario di Valle Trompia

Una Montagna di Informazioni, il progetto RFID che ridisegna la relazione tra la biblioteca ed il suo pubblico

Settore Applicativo

Inventario documenti, servizio di auto-prestito e anti-taccheggio nelle biblioteche

Settore di Mercato

RFID per la gestione delle biblioteche

Tecnologia

RFID Passiva in banda HF

Rivenditore

Comperio SrL – www.comperio.it

End User

Sistema Bibliotecario di Valle Trompia (Brescia) – sito di approfondimento

Una Montagna di Informazioni (Pils Montagna 2011-2013), progetto approvato e finanziato dalla Regione Lombardia, Comunità Montana di Valle Trompia ed i comuni di questa valle bresciana, è un ampio programma di innovazione che ha coinvolto più soggetti istituzionali per immettere nuova linfa al servizio bibliotecario.

In particolare, il Sistema Bibliotecario di Valle Trompia, con il contributo e la consulenza tecnologica della Provincia di Brescia, ha coordinato gli interventi per creare servizi bibliotecari innovativi ed incentivare così la popolazione locale ad usufruirne, favorendo l’accesso alle risorse documentarie tradizionali ed elettroniche.

Un percorso innovativo che coinvolge più aspetti: la quantità dell’offerta informativa, ampliata grazie all’incremento delle collezioni librarie e dei contenuti multimediali, la qualità dei servizi bibliotecari, che prevedono ora aperture straordinarie delle biblioteche dell’alta valle, ed il supporto tecnologico, attraverso l’aggiornamento dell’attrezzatura informatica per le biblioteche dei comuni con meno di 3.000 abitanti e l’adozione della tecnologia RFID per le altre biblioteche, con l’obiettivo di velocizzare le operazioni legate al prestito (ricerca, prestito, restituzione, ecc.) e come strumento di controllo inventariale e antitaccheggio.

Dalle aspettative alla soluzione

Modello per l’adozione della tecnologia RFID è stata nel 2011 la biblioteca di Concesio, comune a circa 8 km a nord di Brescia con oltre 15.000 abitanti (dato risalente al 2013), seguita a giugno 2014 dalle biblioteche di Lumezzane, Nave, Pezzaze, Sarezzo e Villa Carcina, a cui si aggiungono nella primavera 2015 i siti di Bovezzo, Marcheno, Gardone Val Trompia ed Ome.

Nel complesso, i lettori che nel 2014 hanno usufruito del prestito presso le biblioteche valtriumpline coinvolte nel progetto sono stati 18.159.

L’innesto tecnologico dell’RFID riguarda, in particolare, la gestione del back-office, ossia del patrimonio documentario, i servizi di front-office con le postazioni di auto-prestito (self-check) e la funzione di anti-taccheggio, grazie all’installazione dei varchi RFID in prossimità delle uscite delle biblioteche.

Ogni operazione è possibile perché tutto il patrimonio (libri e audiovisivi) è dotato di un tag RFID adesivo che lo indentifica in modo univoco; per l’etichettatura di tutto il patrimonio delle biblioteche interessate, la Comunità Montana ha voluto favorire opportunità formative e di lavoro per le categorie svantaggiate affidando nel 2014 e nel 2015 il servizio a cooperative sociali onlus di tipo B, interlocutori privilegiati nelle politiche attive del lavoro e nella cultura dell’inclusione sociale.

Chiusa la seconda fase del progetto con l’avvio del nuovo servizio nelle biblioteche di Bovezzo, Gardone Val Trompia, Marcheno e Ome, verranno distribuite speciali tessere RFID ai bambini e a coloro che temporaneamente non dispongono della Carta Regionale dei Servizi (CRS), suddivise nella grafica e nei colori in 3 tipologie, corrispondenti ad altrettanti diversi profili dei lettori: lettori bambini (48% del bacino d’utenza), lettori onnivori, affamati di ogni tipo di lettura e lettori sognatori, attirati da poesie, fantasy o storie d’amore.

Per semplificare l’accesso del cittadino alle operazioni in autonomia, il sistema di riconoscimento accetta anche la CRS della Regione Lombardia (già tessera tradizionale della biblioteca), il cui chip RFID incorporato opera alla medesima frequenza (HF) e standard (ISO 15693) dell’architettura RFID adottata dal circuito bibliotecario bresciano: un significativo esempio dei vantaggi operativi ed economici generati dall’RFID conforme allo standard ISO, quindi aperto al dialogo con componenti RFID di altri produttori.

La card permette all’utente di accedere alle postazioni di self-check, che, equipaggiate con reader ed antenne RFID, lo guidano nella sua corretta identificazione e nelle operazioni di prelievo e restituzione dei libri: una volta identificato dal sistema, l’utente colloca il libro, CD o DVD da restituire o da prelevare sull’antenna RFID; effettuata così la registrazione dell’operazione grazie ad un’interfaccia user-friendly, l’utente ottiene la relativa ricevuta.

Per un ottimale controllo del patrimonio e delle operazioni di prestito, operano come sentinelle i varchi RFID posti all’uscita dell’edificio: in caso di transito di una persona con materiale prelevato dalla biblioteca senza la corretta registrazione, il varco rileva in automatico questa anomalia, segnalandola con un allarme sonoro.

L’efficienza e la fluidità nelle operazioni si è estesa anche nel back-office delle biblioteche valtriumpline: grazie ai tag RFID adesivi apposti a tutti i documenti, vengono snellite così anche le attività di inventario e di ricerca del documento a scaffale.

Benefici

L’innovazione tecnologica del circuito bibliotecario bresciano mira a velocizzare le comuni operazioni di ricerca, prestito e restituzione dei libri, oltre al controllo antitaccheggio.

Tra i benefit maggiormente vissuti dal Sistema Bibliotecario di Valle Trompia figurano

inventario del patrimonio più preciso,
rilevazione automatica delle presenze dei lettori, generando così utili dati per fini statistici, come il tasso di frequentazione, prima calcolato con una rilevazione a campione e quindi con un alto tasso di approssimazione; il dato misura l’attrattività del servizio bibliotecario e considera importanti parametri quali la possibilità di consultazione, lettura quotidiani, compiti, navigazione internet, pausa caffè, informazioni di comunità, ricerche scolastiche, serate culturali, presentazioni di libri, mostre bibliografiche o d’arte, letture animate, pura socialità ect.
processo di prestito e restituzione più rapido e personalizzato per l’utente.

In merito a quest’ultimo punto, alcuni dati possono meglio chiarire i vantaggi applicativi generati dall’RFID: la velocità delle operazioni di prestito e restituzione con l’ausilio delle postazioni RFID è ora 10 volte maggiore, poiché il reader RFID riesce a processare fino a 10 documenti per volta e ciò vale sia per le operazioni in autonomia che per quelle effettuate dai bibliotecari al banco prestiti.

Nelle biblioteche dotate a marzo 2015 di postazioni self-check RFID (Concesio, Lumezzane, Nave, Pezzaze, Sarezzo e Villa Carcina) le operazioni di prestito e restituzione effettuate in autonomia dagli utenti sono state oltre 53.500 nel 2014, pari all’21% delle operazioni locali: un significativo dato della fruibilità della tecnologia presso il pubblico, considerando che, a parte Concesio, le restanti biblioteche hanno avviato l’auto-prestito a fine maggio 2014!

Tutto ciò si è poi tradotto in una riduzione dei costi operativi di gestione e un carico di lavoro meno oneroso per i bibliotecari: delegando alla tecnologia alcune operazioni, svolte ora in autonomia dall’utente, il personale può dedicarsi alle attività prioritarie per la biblioteca, con funzioni informative e sociali, curando maggiormente le relazioni con gli utenti.

Architettura RFID

Il disegno (hardware) RFID, sagomato su misura per ogni biblioteca ed integrato poi dalla software house Comperio, è di tipo passivo ed opera in banda HF (standard ISO15693); in particolare, la configurazione RFID è composta da:

4.200 badge in PVC formato Credit Card, stampati con 3 diverse grafiche in base al profilo del lettore;
9 postazioni di self-check equipaggiate con il Mid Range Reader MR102, collegato alla Pad Antenna e ad un PC con touch-screen per utenti, a cui si aggiungono 20 postazioni per lo staff bibliotecario;
Slim Gate HF High Performance 3D, posti all’uscita dalle biblioteche, con funzione di anti-taccheggio, per rilevare in automatico ed in 3D (omni direzionale) il documento prelevato in modo scorretto; il gate è collegato ad una fotocellula che funge da conta-persone;
ca. 320.000 tag adesivi apposti al patrimonio librario e multimediale delle biblioteche: Round Label per identificare i CD e DVD e Paper Label per identificare i libri;
Mobile Mid Range Controller RedWave DocBuster, collegato all’Handheld Antenna per gli inventari e la ricerca del materiale a scaffale;
stampanti di ricevute che riportano tutte le operazioni di prestito e restituzione.